Natknąłem się ostatnio na ciekawy artykuł na temat delegowania zadań. Dla każdej osoby zarządzającej mniejszą bądź większą firmą delegowanie jest nieodzownym elementem codziennej pracy. Bez delegowania jesteśmy skazani na samodzielną pracę – 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu.. dużo pracy, zmęczenie, błędy. Bez delegowania się po prostu nie obędzie.
Podane poniżej 5 prostych kroków pomagają rozpocząć delegowanie i pamiętać o tym co jest ważne w zlecaniu zadań swoim pracownikom i współpracownikom.
- Określ precyzyjnie czego oczekujesz.
- Jednej osobie deleguj jedno zadanie na raz.
- Jeśli delegujesz odpowiedzialność – deleguj również kompetencje/władzę
- Jeśli nie jesteś zadowolony z wykonanej pracy – nie rezygnuj z delegowania zadania, nie poddawaj się.
- Sprawdzaj rezultaty i nagradzaj dobre wykonanie zadań.
Kilka słów więcej na temat każdego z 5 punktów ułatwiających delegowanie zadań.
1. Określ precyzyjnie czego oczekujesz.
Podstawowy błąd przy delegowaniu to niejasne określanie co ma zostać zrobione. Jaki ma być efekt pracy. Musisz jasno określić osobie, która wykonuje zadanie co ma być zrobione, a następnie upewnić się, że zostałeś dobrze zrozumiany.
2. Jednej osobie deleguj jedno zadanie na raz.
Delegowanie jednego zadania/projektu za jednym razem zwiększa nacisk na realizację tego zadania. Osoba przejmująca zadanie bardziej koncentruje się na tym jednym zadaniu, co ma pozytywny wpływ również na motywację do zrealizowania zadania.
3. Jeśli delegujesz odpowiedzialność – deleguj również kompetencje/władzę
Nie pozwól, aby osoba wykonująca zadanie zwracała się do Ciebie z każdym detalem i pytała o opinię. Pozwól swobodnie podejmować decyzje i brać za nie odpowiedzialność.
4. Jeśli nie jesteś zadowolony z wykonanej pracy – nie rezygnuj z delegowania zadania, nie poddawaj się.
Bardzo często widząc niezadowalający efekt wykonanej przez kogoś pracy nachodzi ochota, aby samemu zająć się tym zadaniem. Jednak w ten sposób nie nauczysz współpracowników jak zadania mają być realizowane i każde kolejne zadanie będziesz musiał zrobić sam.
Jeśli nie jesteś zadowolony z efektów tego co otrzymasz – wyjaśnij jeszcze raz czego oczekujesz. Poproś o opisanie zadania przez współpracownika i przed powrotem do zadania skonsultuj ponownie, aby upewnić się, że wszyscy dobrze rozumieją co chcesz osiągnąć.
5. Sprawdzaj rezultaty i nagradzaj dobre wykonanie zadań.
Nie ma nic gorszego niż napracowanie się nad zadaniem i nie otrzymanie informacji zwrotnej. Po zrealizowaniu każdego zadania musi pojawić się sprawdzenie i ocena jego realizacji. I oczywiście najważniejsze – koniecznie podziękuj, pochwal za dobre wykonanie zadania i jeśli masz takie możliwości, a zadanie było tego warte – doceń finansowo lub rzeczowo.
Te 5 prostych kroków na pewno pomogą w delegowaniu zadań. Ja zmieniłem swoje myślenie o zadaniach – nawet tych realizowanych przeze mnie. Zarówno własne zadania jak i te delegowana można przeprowadzać w oparciu o te 5 prostych kroków.
Życzę sukcesów w delegowaniu zadań!
Źródło: Franklin Covey blog